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目前在编制设备招标文件时，招标代理单位仅负责商务部分的文件编制，对于设备技术要求，招标代理单位仅负责收集汇总设计单位及业主的有关要求，但是从从事有关代理工作的实践中，招标代理单位必须参与设备技术要求的编制，因为商务与技术是相关的，只有把两者统一考虑，才能使招标达到预期的目标。
 
技术要求，又称技术说明书或技术规范，其作用是对图纸的补充及详细说明，设备技术要求书是招标采购方与参加投标的供应商、制造商之间，为实现订立设备、装置、机器、工具及其相关服务的买卖合同以及设备安装工程的承包合同等，当事人之间规定做成的有关技术要求事项的文书。在进行设备采购招标时，此技术文件是必须具备的。
 
对于设备技术要求的编制，一般通过自身配备一些技术人员以及聘请顾问专家的方式，通过收集的类似工程技术规范、标准和要求，与设计人员共同商讨编制技术要求文本，使技术要求与项目要求、资金预算、商务条件达成有机结合。
 
设备种类、用途的不同，其技术要求书的编制要求也各不相同，很难有一个统一的格式，尽管如此，仍应谋求一种设备要求记载事项、内容排列的标准化，其益处在于防止和减少技术要求内容表述的遗漏或不确切。从招标方的视点来分析，制作记载事项明确、内容排列标准化的技术要求书，可使投标人能够正确领会招标人的意图。

 
针对每一个不同的项目和不同的设备，其技术要求的编制要求有所不同，设备采购招标时应当根据项目的实际情况 (如预算投入资金额、技术先进性要求的标准、需要达到的使用效果等)来编制符合实际需要的技术规格书。
 
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